DO BETTER,
GET ORGANIZED

Hoe organizing hulp kan bieden.

Na een burn-out kan het terugkeren naar de werkplek overweldigend zijn. De inbox is een chaos, projecten stapelen zich op en er lijkt geen einde te komen aan de stapels papieren en digitale documenten. Het gebrek aan overzicht kan het zelfvertrouwen aantasten en zelfs de eenvoudigste vragen lijken moeilijk te beantwoorden.

Maar er is hoop. Als professional organizers hebben we gezien hoe het organiseren van de werkplek een transformatief effect kan hebben op mensen die herstellen van een burn-out. Door samen te werken aan het opruimen van oude dossiers, zowel fysiek als digitaal, en het opschonen en inrichten van Outlook of andere digitale tools, kunnen we een gevoel van controle en zelfvertrouwen herstellen.

Het begint met het creëren van een helder plan. We identificeren samen de belangrijkste taken en prioriteiten en stellen realistische doelen op. Vervolgens gaan we samen aan de slag met het organiseren van de werkplek. Dit kan betekenen dat we de inbox opschonen, onnodige documenten verwijderen en belangrijke informatie organiseren in logische mappenstructuur.

Daarnaast is het belangrijk om efficiënte werkprocessen te implementeren. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat we gebruik maken van handige tools en technieken om taken te beheren en deadlines te halen. Door een effectief systeem op te zetten voor het beheren van projecten en taken, kunnen we voorkomen dat de werklast overweldigend wordt.

Maar het gaat niet alleen om het fysiek organiseren van de werkplek. Het gaat ook om het opbouwen van veerkracht en het ontwikkelen van gezonde coping-strategieën. Dit kan onder meer inhouden dat we werken aan stressmanagementtechnieken en het bevorderen van een gezonde werk-privébalans.

Kortom, door samen te werken aan het organiseren van de werkplek kunnen we helpen om weer grip te krijgen op werk en zelfvertrouwen terug te winnen na een burn-out. Met de juiste ondersteuning en begeleiding weer vol vertrouwen en energie aan de slag.

“Ik heb time blocking geprobeerd en het heeft nooit voor mij gewerkt.”

Dit was onlangs een uitspraak van een cliënt die ik hielp met timemanagement. Toen we ons er verder in verdiepten, ontdekten we dat het niet zo was dat time blocking een ineffectieve methode was, maar dat het voor hem niet op de meest ideale manier werd toegepast. Dit is geen ongebruikelijke klacht. Zelfs David Allen, productiviteitsgoeroe en auteur van Getting Things Done, pleitte zelfs tegen time blocking. Hij gaf de voorkeur aan een eenvoudige agenda met alleen de noodzakelijke afspraken en deadlines. Maar uiteindelijk besefte hij dat time blocking voor veel mensen goed kan werken en begon hij het zelfs toe te passen.

Laten we wat dieper ingaan op wat time blocking is, wie hiervan kan profiteren (*hint* – iedereen!), en hoe het voor jou het beste zou kunnen werken. Ik deel ook tips, hulpmiddelen en bronnen om time blocking te ondersteunen.

Als we eerlijk zijn, zijn we dit dan niet allemaal op een gegeven moment allemaal? Ik geloof dat een vorm van time blocking voor bijna iedereen kan werken. De sleutel is het vinden van je ideal methode, of combinatie van methoden, die het beste voor je werkt.

Time-blocking methodes

Hoewel er veel verschillende manieren zijn om time blocking toe te passen, kunnen we het vereenvoudigen door naar drie belangrijke methodes te kijken.

1. De Serieuze Blocker verdeelt zijn of haar dag in specifieke tijdsblokken, elk gewijd aan het volbrengen van een specifieke taak of groep taken. Begint elke dag of week met een concreet schema waarin staat waar en wanneer aan gaan te werken. Een serieuze blocker zal eraan werken om gerelateerde taken, zoals e-mailverwerking, het maken van sociale media of telefoongesprekken, in één blok te bundelen. (“task batching”)

Dit soort time blocking vereist meer werk vooraf en mogelijke samenwerking van anderen om vergaderingen opnieuw te plannen die beter bij je ideale schema passen.

2. De Flexibele Blocker past time blocking op een bredere manier toe, met meer algemene blokken die flexibel zijn, afhankelijk van wat er gedurende de dag gebeurt. Dit werkt goed als uw dagen minder voorspelbaar zijn en een meer reactieve aanpak vereisen. Zelfs een eenvoudige versie van time blocking kan je helpen meer controle te krijgen over onvoorspelbare planningen. Je kunt nog steeds tijd vrijmaken voor je reactieve werk, en bewuster omgaan met de tijd gedurende de dag die enige planning en controle mogelijk maakt.

3. De Thema Blocker kiest thema’s voor werk dat zij in bepaalde tijdsblokken gaan doen. Dit is de meest open versie van tijdblokkering. “Dagthema” is het populairste voorbeeld waarbij je voor elke dag van de week een thema kiest. Eventuele vrije tijd wordt besteed aan het thema van die dag. Dagthema’s minimaliseren de keuzes die je moet maken over waar je de hele dag aan wilt werken. Je kijkt naar jouw thema en kiest taken op basis van dat thema.

Je kan ook tijdthema’s gebruiken om je dag op te delen door gedurende de dag thema’s toe te wijzen aan tijdsblokken. Het hebben van een schema met dagelijkse thema’s kan het bijvoorbeeld gemakkelijker maken om te bepalen welke taken in werktijdblokken moeten worden geplaatst bij gebruik van de ‘serieuze’ of ‘flexibele’ blocking methoden.

Tips voor effectieve timeblocks

Het allerbelangrijkste: onthoud dat de time blocking een leidraad is om je te helpen bij het creëren van je meest productieve week. Als je jezelf er perfect aan probeert te houden, vooral in het begin, zul je overweldigd raken als er zich dingen voordoen die de noodzakelijke wijzigingen in je schema veroorzaken. Evalueer, reset met opzettelijke beslissingen en ga verder. Je zou tijdblokkering kunnen zien als een spel of een puzzel. Hoe kan ik dit allemaal op de meest optimale manier inpassen? Maar zoals bij elk spel zul je fouten maken, gaandeweg leren en beter worden door te oefenen.

1  Begin bij je eigen bureau

2  Rubriceer niet te vroeg

3  Maak een ‘steun en toeverlaat’-laatje

4  Leer de kunst van het weggooien

5  Blijf gedisciplineerd

Organiseren is het beste middel tegen stress. Met een opgeruimde werkplek en computer krijg je meer grip op je werk. Het eerste wat ik doe is samen het bureau opschonen. Voor veel mensen is dat een heuse ontdekkingsreis.

Tijdens het opruimen ontstaan veel verschillende stapeltje. Die moeten die dag allemaal een plek krijgen. Het is daarbij af te raden vooraf rubrieken te maken. Veel beter is het de stapels te laten bepalen welke thema’s ontstaan. In een volgende fase zoeken we naar een geschikte plaats om de spullen en informatie op te bergen. Daarbij hanteren we de vuistregel: hoe vaker je het nodig hebt, hoe dichter het bij je komt te staan.

Heb je een fysieke werkplek, reserveer een bureaulade voor zaken die je elke dag nodig hebt. Dat wordt je steun en toeverlaat -laatje. Heb je geen fysieke werkplek dan kan dat een bakje zijn, dat je na het werken weer opbergt.

Bij het schoon schip maken is het belangrijk dat je de de kunst van het weggooien eigen maakt. Bij veel mensen genereert dat een oer-angst: “Wie weet heb ik het nog eens nodig”, zie je ze denken. Als je ze zelf laat opruimen, verschuiven ze de stapels gewoon van links naar rechts. Ik leer om van elk voorwerp de functie te motiveren. Het grappige is dat dan het hek echte van de dam is. Vaak verdwijnt de helft naar de papierversnipperaar. Met de digitale informatie en alle andere spullen in de ruimte zie je hetzelfde.

Wil je na de sessie niet in oude fouten vervallen dan is discipline vereist. Op een leeg bureau wordt niet zo snel een ongeleid dossier neergesmeten en goed filteren wat digitaal binnen komt, houd je computer op orde. Zo word je niet weer het vuilnisvat van de afdeling.

Pak je ooit iets om te gebruiken …

–       een document uit een order

–       perforator

–       een boek van een plank

–       iets – wat uit een lade

… je gebruik het en vervolgens plaats je het niet terug?

Weet je, gewoon omdat je de tijd niet hebt om het terug te plaatsen.

Vervolgens zoek je weer iets – misschien een document, een perforator, een boek of iets – in de stapels spullen en papieren die veroorzaakt zijn omdat je de tijd niet had om het direct weer terug op te bergen.

Een grappige paradox van het leven:

Waarom nemen we altijd de tijd om te zoeken en nemen we niet altijd de tijd om iets op te bergen?

Laat spullen en papieren niet los, daar waar je het gebruikt hebt, maar berg het daarna meteen weer op. Het kost je slechts enkele seconden om dit te doen en je bespaart jezelf enorm veel tijd naar het zoeken hiervan in de toekomst.

Alles wat je lukt om op orde te houden, behoed je voor veel zoektijd en frustraties. Geef het een kans en je zult merken wat het je aan tijd gaat opleveren.

Dus berg je document, perforator of boek of wat dan ook op – nu meteen.