Onderbrekingen verminderen

Vind jij onderbrekingen ook zo lastig? Door overal op in te gaan komt je eigen werk in de knel maar je wilt ook anderen helpen. Onderbrekingen horen weliswaar bij het werk maar hoeven je dag niet te bepalen. Uit onderzoek blijkt dat iemand op kantoor gemiddeld om de 11 minuten wordt onderbroken. Daarna duurt het 25 minuten voor je weer gefocust bent. Stel dat een onderbreking 5 minuten duurt, dan kost zo’n onderbreking je dus een half uur! Geen wonder dat je het gevoel hebt dat je nooit je werk af krijgt! Voor je het weet werk je 7 dagen per week zonder dat je je doel bereikt. Hoe frustrerend!

Tips
De sleutel is om voorbereid te zijn en jezelf aan te leren om niet iedere onderbreking gelijk te behandelen. Hieronder enkele handige tips om meer controle te krijgen op onderbrekingen.

1. Wissel open en gesloten werkmomenten af
Plan elke dag gesloten en open werkmomenten in. Tijdens de gesloten momenten (1 tot 2 uur) werk je geconcentreerd aan een taak. Je telefoon staat op voicemail, je mailprogramma staat uit en je deur is dicht. Sta geen enkele interruptie toe.
Wissel ze af met open werkmomenten (2 uur). Dat zijn periodes waarin je beschikbaar bent voor anderen, je mail en telefoon beantwoordt, post afhandelt, taken doet die weinig concentratie vragen etc.

2. Vraag hoe lang het duurt
Vraag elke keer dat je onderbroken wordt, hoe lang die persoon nodig heeft. Zeg dat je dat wilt weten omdat je hen dan de aandacht kan geven die ze nodig hebben. Als je die tijd op dat moment niet hebt, plan het dan op een later moment die dag of week in.

3. Vraag “Wat kan ik voor je doen?”
Wie een gesprek begint met “Hoe gaat het met je?” opent de deur voor een lang gesprek. Als je vriendelijk vraagt “Wat kan ik voor je doen?” dan helpt dat de vrager om snel ter zake te komen. Dit geeft je de mogelijkheid om de onderbreking zo snel als mogelijk af te handelen.

4. Oefen een paar handige exit-zinnen
Zorg voor een paar handige standaardzinnen om te reageren op niet-dringende onderbrekingen en verzoeken van mensen waar je moeilijk nee tegen kan zeggen. Bijvoorbeeld:
Ik zit midden in een taak die ik af moet maken, kunnen we het er vanmiddag over hebben?/kan ik je straks terugbellen?
Jee, ik zou je heel graag helpen… maar vandaag lukt het me echt niet. Ik zit met een deadline.
Dat klinkt belangrijk en ik wil je graag helpen. Maar op dit moment moet ik eerst dit project af maken. Zullen we een afspraak maken voor [….] zodat we er rustig over kunnen praten?
Een combinatie van deze zinnen kan natuurlijk ook.

5. Houd rekening met onderbrekingen
Houd er in je planning rekening mee dat je zeker 40% van je tijd vrij moet houden voor onderbrekingen, onvoorziene zaken etc. Het lijkt veel maar het zal je meer rust èn ruimte geven om ook die werkonderbrekingen te kunnen managen.

Het vergt natuurlijk wat oefening om onderbrekingen beter te managen maar het levert je veel op. Meer uren om je werk af te krijgen en het gevoel dat je controle hebt over je werkdag.