Time Blocking
“Ik heb time blocking geprobeerd en het heeft nooit voor mij gewerkt.”
Dit was onlangs een uitspraak van een cliënt die ik hielp met timemanagement. Toen we ons er verder in verdiepten, ontdekten we dat het niet zo was dat time blocking een ineffectieve methode was, maar dat het voor hem niet op de meest ideale manier werd toegepast. Dit is geen ongebruikelijke klacht. Zelfs David Allen, productiviteitsgoeroe en auteur van Getting Things Done, pleitte zelfs tegen time blocking. Hij gaf de voorkeur aan een eenvoudige agenda met alleen de noodzakelijke afspraken en deadlines. Maar uiteindelijk besefte hij dat time blocking voor veel mensen goed kan werken en begon hij het zelfs toe te passen.
Laten we wat dieper ingaan op wat time blocking is, wie hiervan kan profiteren (*hint* – iedereen!), en hoe het voor jou het beste zou kunnen werken. Ik deel ook tips, hulpmiddelen en bronnen om time blocking te ondersteunen.
Time blocking kan nuttig zijn voor mensen die:
▪ Meerdere functies en taken van werk en leven hebben.
▪ Een redelijk open schema hebben dat verspild kan worden als er geen tijd wordt gepland om aan specifieke taken en projecten te werken.
▪ Het einde van een dag of week een gevoel van stress en achterstanden ervaren, terwijl je jezelf afvraagt waar de tijd gebleven is.
▪ Meerdere functies en taken van werk en leven hebben.
▪ Worstelen om tijd te vinden voor focus of tijd om na te denken over het geheel.
▪ Constante onderbrekingen ervaren.
▪ Veel tijd besteden aan het ‘reageren’ op de urgenties van de dag.
Als we eerlijk zijn, zijn we dit dan niet allemaal op een gegeven moment allemaal? Ik geloof dat een vorm van time blocking voor bijna iedereen kan werken. De sleutel is het vinden van je ideal methode, of combinatie van methoden, die het beste voor je werkt.
Time-blocking methodes
Hoewel er veel verschillende manieren zijn om time blocking toe te passen, kunnen we het vereenvoudigen door naar drie belangrijke methodes te kijken.
1. De Serieuze Blocker verdeelt zijn of haar dag in specifieke tijdsblokken, elk gewijd aan het volbrengen van een specifieke taak of groep taken. Begint elke dag of week met een concreet schema waarin staat waar en wanneer aan gaan te werken. Een serieuze blocker zal eraan werken om gerelateerde taken, zoals e-mailverwerking, het maken van sociale media of telefoongesprekken, in één blok te bundelen. (“task batching”)
Dit soort time blocking vereist meer werk vooraf en mogelijke samenwerking van anderen om vergaderingen opnieuw te plannen die beter bij je ideale schema passen.
2. De Flexibele Blocker past time blocking op een bredere manier toe, met meer algemene blokken die flexibel zijn, afhankelijk van wat er gedurende de dag gebeurt. Dit werkt goed als uw dagen minder voorspelbaar zijn en een meer reactieve aanpak vereisen. Zelfs een eenvoudige versie van time blocking kan je helpen meer controle te krijgen over onvoorspelbare planningen. Je kunt nog steeds tijd vrijmaken voor je reactieve werk, en bewuster omgaan met de tijd gedurende de dag die enige planning en controle mogelijk maakt.
3. De Thema Blocker kiest thema’s voor werk dat zij in bepaalde tijdsblokken gaan doen. Dit is de meest open versie van tijdblokkering. “Dagthema” is het populairste voorbeeld waarbij je voor elke dag van de week een thema kiest. Eventuele vrije tijd wordt besteed aan het thema van die dag. Dagthema’s minimaliseren de keuzes die je moet maken over waar je de hele dag aan wilt werken. Je kijkt naar jouw thema en kiest taken op basis van dat thema.
Je kan ook tijdthema’s gebruiken om je dag op te delen door gedurende de dag thema’s toe te wijzen aan tijdsblokken. Het hebben van een schema met dagelijkse thema’s kan het bijvoorbeeld gemakkelijker maken om te bepalen welke taken in werktijdblokken moeten worden geplaatst bij gebruik van de ‘serieuze’ of ‘flexibele’ blocking methoden.
Tips voor effectieve timeblocks
Hieronder staan de belangrijkste zaken waarmee je rekening kan houden bij het opzetten en onderhouden van je eigen time blocking routine.
▪ Bouw je tijdsblokken op in de reguliere wekelijkse planning. Kijk naar je agenda, deadlines en taken en pas deze allemaal in elkaar om een week te creëren waarin rekening wordt gehouden met je doelen, prioriteiten en verplichtingen.
▪ Controleer je planning dagelijks en stel eventueel waar nodig bij.
▪ Routines en gewoonten kunnen in je tijdsblokken worden opgenomen.
▪ Laat een tijdsblok vrij voor een de taken die langer duren dan verwacht of voor onverwachte afspraken of to-do’s die in de loop van de week opkomen.
▪ Als je week eenmaal is gepland, maak dan bewuste keuzes wanneer je van dat plan afdwaalt.
▪ Laat ruimte vrij tussen of binnen blokken bij wisseling werkzaamheden, reizen en natuurlijk belangrijk…. pauzes.
▪ Bundel je urgente maar minder belangrijke werk en besteed er een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd aan. Dit zorgt voor langere, ononderbroken tijd voor geconcentreerd werken.
▪ Houd rekening met jouw dagelijkse ritmes in je schema. Wanneer ben je het meest energiek, productief of gefocust?
▪ Evalueer de tijdsblokschema regelmatig en breng de nodige wijzigingen aan.
▪ Wanneer je tijdsblokken inplant voor geconcentreerd werken, zoek dan een rustige locatie zonder onderbrekingen en/of blokkeer meldingen op je computer en telefoon.
▪ Bedenk of je in het weekend (of andere niet-werkdagen) tijd wilt blokkeren. Misschien wil je deze tijden openlaten voor vrijheid en flexibiliteit in jouw vrije tijd.
Het allerbelangrijkste: onthoud dat de time blocking een leidraad is om je te helpen bij het creëren van je meest productieve week. Als je jezelf er perfect aan probeert te houden, vooral in het begin, zul je overweldigd raken als er zich dingen voordoen die de noodzakelijke wijzigingen in je schema veroorzaken. Evalueer, reset met opzettelijke beslissingen en ga verder. Je zou tijdblokkering kunnen zien als een spel of een puzzel. Hoe kan ik dit allemaal op de meest optimale manier inpassen? Maar zoals bij elk spel zul je fouten maken, gaandeweg leren en beter worden door te oefenen.