Je werk beter organiseren

Heb je veel te doen? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt genoeg werkt? Als dit het geval is, dan heb je ongetwijfeld heel wat stress. Het kan helpen om dan het werk (en leven) wat beter te organiseren. Met een goede planning kun je wat meer tijd besteden aan andere taken. Onderstaand vind je tips om efficiënter te gaan werken en de stress te verlichten.

Plan alles wat je wil doen.
Het is belangrijk dat je zowel je professionele als privé activiteiten plant. Maak voordat je de werkplek ’s avonds verlaat, je actielijst voor de volgende dag. Op die manier blijven al die actiepunten niet in je hoofd hangen en bovendien begin je de volgende dag op kantoor productief.

Bepaal prioriteiten.
Voer taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Begin eerst met het belangrijkste werk, op die manier zul je niet plotseling geconfronteerd worden met een niet afgemaakt dossier of project. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

Stel haalbare doelstellingen voorop.
Zorg voor een realistische planning. Plan voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je niet in tijdnood komt. Als er tussendoor nog taken zijn die snel afgehandeld moeten worden dan komt het andere werk niet in gevaar. Bovendien zul je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s, verbazen als je een project voor de afgesproken deadline aanlevert.

Stem je werk af op je eigen ritme
Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ’s ochtends concentreren, terwijl anderen eerder ’s avonds op hun gemak voelen. Stem de planning van moeilijke taken dan ook op je eigen ritme af. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

Sorteer en gooi weg.
We worden bedolven onder fysieke en digitale informatie en hebben altijd een volle mailbox. Je kunt heel wat tijd besparen door regelmatig zaken te sorteren. Vaak zijn mensen lang bezig met het zoeken naar documenten en/of e-mailberichten. Verwijder documenten die je niet langer nodig hebt dus meteen. Andere documenten kun je praktisch opslaan.

Ruim je bureau op.
Een opgeruimd bureau kan je heel wat tijd besparen. Probeer elke dag tijd te nemen om je bureau even op te ruimen.

Delegeer en durf nee zeggen.
Delegeer overige taken waar je geen tijd voor hebt. Om dit goed te laten verlopen is het van belang dat er een goede communicatie is tussen collega’s. Vraag daarom hulp van collega’s, misschien mis je een voor de hand liggende oplossing. Wees aan de andere kant ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in je takenpakket.

Gebruik tools.
Mocht je er niet in slagen om je werktijd efficiënt te beheren, dan kun je nog altijd gebruik maken van een aantal handige tools. Naast bijvoorbeeld Outlook agenda, zijn er nog veel meer softwarepakketten die je kunt gebruiken om taken in te plannen.

Je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Een goede planning zorgt voor heel wat minder stress en je kunt meer tijd doorbrengen met familie en vrienden. Werktijd beter beheren is dus essentieel om een beter evenwicht te krijgen tussen werk en privé.